Creazione di Query di Selezione in Microsoft Access

Le query di selezione sono uno degli strumenti più versatili e utilizzati in Microsoft Access per estrarre e visualizzare dati specifici da una o più tabelle. Questa guida ti mostrerà come creare query di selezione, impostare criteri per filtrare i dati e ordinare i risultati per ottenere le informazioni di cui hai bisogno in modo efficiente.

Cos’è una Query di Selezione?

Una query di selezione è una query che recupera dati da una o più tabelle o query esistenti nel database, mostrando i risultati in una visualizzazione tabellare. Puoi utilizzare le query di selezione per estrarre solo i dati che ti interessano, applicare filtri e ordinamenti, e combinare informazioni da tabelle diverse.

Vantaggi delle Query di Selezione

• Estrazione Mirata: Recupera solo i dati rilevanti per le tue esigenze, ignorando il resto.
• Filtraggio Dinamico: Applica criteri per visualizzare solo i record che soddisfano determinate condizioni.
• Ordinamento dei Dati: Organizza i risultati in ordine crescente o decrescente in base ai campi selezionati.
• Combinazione di Tabelle: Unisci dati provenienti da più tabelle per ottenere una visione completa delle informazioni.

Creazione di una Query di Selezione

1. Avvio della Query

Per iniziare a creare una query di selezione, devi prima avviare Microsoft Access e aprire il database contenente le tabelle o query da interrogare.

Procedura:

1. Apri Microsoft Access e carica il database.
2. Vai alla Scheda “Crea” nella barra multifunzione.
3. Seleziona “Struttura Query”: Questa opzione apre l’editor di query in cui puoi definire i dettagli della tua query.

2. Aggiunta delle Tabelle o Query

Nella finestra di progettazione della query, il primo passo è aggiungere le tabelle o query da cui vuoi estrarre i dati.

Procedura:

1. Mostra Tabella: Nella finestra di dialogo “Mostra tabella”, seleziona le tabelle o le query necessarie e clicca su “Aggiungi”.
2. Chiudi la Finestra di Dialogo: Dopo aver aggiunto tutte le tabelle o query necessarie, chiudi la finestra.

3. Selezione dei Campi

Ora puoi scegliere i campi specifici che desideri includere nei risultati della query.

Procedura:

1. Trascina i Campi nella Griglia di Query: Trascina i campi dalle tabelle visualizzate nella finestra di progettazione della query alla griglia sottostante.
2. Ordina i Campi: Se desideri, puoi ordinare i risultati in base a uno o più campi selezionando “Crescente” o “Decrescente” nella riga “Ordinamento”.

4. Applicazione di Criteri

Puoi applicare criteri ai campi per filtrare i dati e visualizzare solo i record che soddisfano determinate condizioni.

Procedura:

1. Aggiungi Criteri alla Griglia di Query: Nella riga “Criteri” sotto il campo desiderato, inserisci i criteri specifici (ad esempio, >100 per mostrare solo valori superiori a 100).
2. Usa Operatori Logici: Puoi utilizzare operatori come AND, OR, e NOT per combinare criteri multipli.

5. Esecuzione della Query

Dopo aver configurato la query, puoi eseguirla per visualizzare i risultati.

Procedura:

1. Clicca su “Esegui” (icona a forma di punto esclamativo rosso) nella barra multifunzione.
2. Visualizza i Risultati: I risultati della query verranno mostrati in una visualizzazione tabellare, con i dati che soddisfano i criteri specificati.

Ordinamento e Filtraggio dei Risultati

Una volta ottenuti i risultati, puoi ulteriormente perfezionare i dati ordinandoli o applicando filtri.

1. Ordinamento dei Dati

Puoi ordinare i risultati della query in base a uno o più campi.

Procedura:

1. Specifica l’Ordine di Ordinamento: Nella riga “Ordinamento” della griglia di query, seleziona “Crescente” o “Decrescente” per i campi che desideri ordinare.
2. Esegui la Query: Visualizza i risultati ordinati eseguendo nuovamente la query.

2. Filtraggio Dinamico

Puoi anche applicare filtri direttamente sui risultati visualizzati.

Procedura:

1. Seleziona un Campo da Filtrare: Clicca sulla freccia di fianco all’intestazione del campo nella vista risultati.
2. Applica un Filtro: Seleziona i valori che desideri visualizzare o usa le opzioni di filtro predefinite come “Contiene” o “Inizia con”.

Salvataggio della Query

Dopo aver creato e perfezionato la query, è utile salvarla per futuri utilizzi.

1. Salvataggio della Query

Procedura:

1. Salva la Query: Clicca sull’icona del dischetto nella barra multifunzione o premi Ctrl + S.
2. Assegna un Nome: Inserisci un nome descrittivo per la query (ad esempio, “Clienti_Con_Ordini_Alti”) e clicca su “OK”.

2. Riutilizzo di una Query Salvata

Puoi sempre aprire e modificare una query salvata in base a nuove esigenze.

Procedura:

1. Apri la Query: Dal riquadro di navigazione, clicca con il tasto destro sulla query e seleziona “Visualizzazione Struttura”.
2. Modifica e Salva: Apporta le modifiche necessarie e salva la query aggiornata.

Esempio Pratico: Creazione di una Query di Selezione

Scenario:

Immagina di voler creare una query per trovare tutti i clienti che hanno fatto acquisti superiori a 500 euro nel mese di luglio.

Procedura:

1. Crea una Nuova Query: Vai su “Crea” > “Struttura Query” e aggiungi le tabelle Clienti e Ordini.
2. Seleziona i Campi: Aggiungi i campi NomeCliente, DataOrdine, e TotaleOrdine alla griglia di query.
3. Aggiungi i Criteri:
   • TotaleOrdine: Inserisci >500 nella riga “Criteri”.
   • DataOrdine: Inserisci Between #01/07/2024# And #31/07/2024#.
4. Esegui la Query: Clicca su “Esegui” per visualizzare i clienti che soddisfano questi criteri.
5. Salva la Query: Salva la query come “Clienti_Ordini_Luglio_Alti”.

Conclusioni

Le query di selezione in Microsoft Access sono strumenti fondamentali per estrarre e analizzare dati specifici dalle tue tabelle. Con la capacità di filtrare, ordinare e combinare informazioni, puoi ottenere esattamente i dati di cui hai bisogno in modo rapido ed efficiente. Una buona padronanza delle query di selezione ti permette di sfruttare al massimo il potenziale del tuo database, rendendo l’analisi dei dati semplice e mirata.